La GED intégrée à notre solution Process IT, Gestion Electronique de Documents propose de nombreux avantages

 

 

Distribuer l’information disponible immédiatement pour un ensemble d'utilisateurs quel que soit leur lieu d'activité

Diminuer au minimum la circulation de documents afin d’éviter la perte des données

Contenir dans un unique espace un ensemble de documents disséminés au sein d'une orgznisationdans toute l’organisation

Eviter la multiplication de documents pour faciliter leur mise à jour

Sécuriser le stockage et l’accès aux documents disponibles

Simplifier et Sécuriser la sauvegarde de documents sensibles ou indispensables à l'organisation de l'entreprise

La GED Gestion Electronique de Documents est à la fois un enjeux organisationnels et de Réduction des coûts

 

Si la GED est naturellement associée à ses propres coûts d'exploitation (infrastructure, formation), elle permet surtout de réduire divers coûts liés directement associés à l'existence de documents papier

 

Tarifs des Consommables

Entretien du matériel d'impression et de reproduction

Traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),

Archivage des documents à durée de vie importante.

 

De nombreux documents sont créés ou modifiés chaque jour dans l'entreprise.

A ces coûts, Il est indispensable d'y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise, gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement, faire en sorte qu'ils soient routés aux bonnes personnes...

 

Toutes ces tâches et process peuvent s'avérer titanesque. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.

 

Si les procédures mises en oeuvres sont adaptées, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation critique où l'unique copie d'un document important était « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé.

 

Grâce à la GED intégrée au coeur de la solution Process IT, Un document dématérialisé est stocké et son état de traitement courant est connu à tout moment.

 

Un document dématérialisé peut aussi circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent instantanés.

 

L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est sans comune mesure plus rapide

 

    La recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus rapidement

    Les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED

    Le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs d'indexation et d'archivage

La GED Gestion Electronique de Documents, Enjeux réglementaires pour répondre aux contraintes légales en matière d'archivage

 

 

La législation et les réglementations  imposent certaines contraintes en matière d'archivage

 

Assurer l'authenticité d'un document,

Identifier l'auteur d'un document,

Stocker des documents pendant plusieurs années,

Prévenir la destruction accidentelle de documents.

 

La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes.

 

Par Téléphone

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+33 (0)1 74 70 77 37

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